Όταν το μεγαλύτερο μέρος της επικοινωνίας μας και ειδικά των επαγγελματικών θεμάτων γίνεται μέσω email, θα πρέπει να είμαστε πολύ προσεκτικοί στον τρόπο που τα διαχειριζόμαστε. Ναι, υπάρχει σαβουαρ βιβρ για το πως το ηλεκτρονικό μας ταχυδρομείο θα είναι αποτελεσματικό και θα έχει την απήχηση που θέλουμε. Σε αυτό βοηθάνε πολύ οι εφαρμογές όπως το ΜailΤime, που οργανώνει τα email μας κάνοντας τα να φαίνονται περίπου σαν sms.
Οι κανόνες λοιπόν σύμφωνα με τον Heatherm Huang, συν-ιδρυτή του MailTime, είναι απλοί, συνήθως τους γνωρίζουμε, πολύ συχνά δεν τους ακολουθούμε, αλλά όλοι θέλουμε τα email μας να διαβάζονται γιατί αυτό είναι σημαντικό για τη δουλειά μας! Και αυτό θα το πετύχουμε αν:
Γράφουμε σύντομα κείμενα! Γιατί όπως και εμείς, όλοι τρέχουν να προλάβουν και πολλές φορές διαβάζουν τα email από τα κινητά τους, οπότε, τα μακροσκελή κείμενα δεν βοηθάνε καθόλου! (γενικά δεν βοηθάνε) Μάλιστα, σύμφωνα με έρευνες, το 76% των ελεύθερων επαγγελματιών αντιπαθούν τα emails με πάνω από 3 παραγράφους ενώ το 20% δεν θα διαβάσει περισσότερο από μια παράγραφο.
Στα mail, και ειδικά στα επαγγελματικά, η γρήγορη ανταπόκριση είναι σημαντική! Γιαυτό, όταν διαβάσουμε το email απαντάμε κιόλας! Άλλωστε, ένας καλός επαγγελματίας οφείλει να είναι τυπικός!
Προσοχή στα CC! Οκ, είναι βολικό και κερδίζουμε χρόνο με τις ομαδικές κοινοποιήσεις, όμως, όταν αρχίζουν οι απαντήσεις σε όλους, τότε, πολλές φορές αυτό γίνεται πολύ ενοχλητικό και τις περισσότερες φορές, τα σημαντικά θέματα, χάνονται ανάμεσα στις δεκάδες… απαντήσεις σε όλους…
Συνηθίζουμε να κλείνουμε τα μηνύματα μας με ευχές και χρησιμοποιούμε σε όλα και σε όλους την ίδια. Ίσως είναι καλύτερα να προσαρμόζουμε τις ευχές μας ανάλογα με τον χαρακτήρα και το στυλ του παραλήπτη.
Όλοι έχουμε νεύρα αλλά καλύτερα να τα διαχειριζόμαστε σωστά όταν το mail που διαβάζουμε δεν είναι και το καλύτερο που θα θέλαμε. Βαθιά αναπνοή, μετράμε μέχρι… να νιώσουμε καλύτερα και κυρίως δεν πατάμε αποστολή ποτέ, σε μια απάντηση, που γίνεται εν βρασμώ! Σε αυτή την περίπτωση δεν απαντάμε αμέσως… το αφήνουμε για…. αύριο…
Κι όμως, αν μέχρι τώρα νομίζαμε ότι τα emoticons ή εικόνες GIF δεν ταιριάζουν σε μια επαγγελματική απάντηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μόλις μάθαμε ότι το 20% των εμπορικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων στέλνονται με emoticons! Κάνει τα email πιο ανθρώπινα και μεταφέρει πιο αποτελεσματικά το μήνυμα. Φτάνει βέβαια, όπως και σε όλες τις περιπτώσεις, να μην το παρακάνουμε…
